اگر مي خواهيد به نتيجه مطلوب دست يابيد، به دنبال راه ميان بر نباشيد، در برابر وسوسه از قلم انداختن مراحل کار مقاوم بوده و مراحل زير را به ترتيب دنبال کنيد. آنچه براي يافتن و جذب نيروي کار مناسب و با کفايت، نياز است، انجام دهيد؛ يک شرح شغل دقيق و کامل تهيه کنيد. در اولين گام مطمئن شويد که براي هر کدام از موقعيت هاي شغلي مورد نظرتان، شرح و تعريف موثري در اختيار داريد. در تهيه يک شرح شغل، بايد درباره نقشي که افراد بدان گماشته خواهند شد، مجموعه مهارت هاي مورد نياز ايشان، ويژگي هاي شخصي با اهميت براي انجام موفقيت آميز وظايف و هر تجربه مرتبطي که يک متقاضي را از ديگر متقاضيان متمايز مي سازد، به دقت و به طور حساب شده فکر شود. شرح شغل پايه و اساس فعاليت را به روشني بيان مي کند، اما با اين حال تعجب خواهيد کرد اگر بدانيد تعداد بسيار زيادي از شرکت هاي کوچک در تهيه و بهنگام سازي شرح شغل ناتوان هستند.

يک برنامه «مسير ترقي» تدوين کنيد. علاوه بر تهيه شرح شغل، تهيه يک برنامه «مسير ترقي» شغلي براي کارمندان کليدي سازمان که در موفقيت برنامه کسب و کار شما نقش حياتي دارند، از اهميت خاصي برخوردار است. رهبران تيم، مديران بخش و فروشندگان از جمله اين افراد هستند.

براي مثال، در نظر بگيريد که 20 فروشنده در سازمان شما مشغول به کار هستند. در ميان اين گروه، 4 نفر ايشان از عملکرد بسيار بالايي برخوردارند، 12 نفر عملکردي قابل قبول و 4 نفر ديگر عملکردي نسبتاً ضعيف دارند. اگر شما بتوانيد تعداد افراد با عملکرد عالي را از 20 درصد کل فروشندگان به 33 درصد افزايش دهيد، مي توانيد شاهد تاثيري شگرف بر عملکرد سازمان باشيد.

براي رسيدن به اين هدف، لازم است براي تمام اعضاي اين گروه شرح دهيد که براي دستيابي به موفقيت، مهارت و ويژگي هاي مشترک در فروشندگان گروه ارشد را شناسايي کرده و آن را سرمشق خود قرار دهند. استفاده از اين اطلاعات به شما نيز در انتخاب دقيق تر فروشندگان يا کارمندان بخش موردنظر کمک مي کند. به ياد داشته باشيد که يکي از ويژگي هاي کارمند با کفايت، برخورداري از شوق ترقي و دستيابي به درجات شغلي بالاتر است.

آگهي خود را پيش نويس کنيد، موقعيت شغلي و صلاحيت هاي لازم را شرح دهيد. هرچند برخي کارجويان چنين الزاماتي را ناديده گرفته و بدون ملاحظه، به آگهي شما پاسخ مي دهند، اما درج اين اطلاعات در محدود کردن تعداد متقاضيان فاقد شرايط کمک خواهد کرد.

در رسانه اي آگهي دهيد که احتمال ديده شدن آن توسط کارجويان بالقوه، بيشتر باشد. هرچند موسسات و سايت هاي کاريابي اينترنتي محل مناسبي براي درج فرصت هاي شغلي است، اما نشريات تخصصي و روزنامه هاي محلي را نيز نبايد ناديده گرفت. يک سري سوال غربالي، مناسب مصاحبه تلفني، تهيه کنيد. فهرستي از سوالات مناسب که مي توانيد از طريق تلفن مطرح کنيد، به شما کمک مي کند تا در اولين تماس داوطلبين، متقاضيان مناسب را شناسايي کرده و سايرين را حذف کنيد.

رزومه هاي دريافتي را بررسي کرده و داوطلبان برتر را شناسايي کنيد. به مجردي که آگهي خود را منتشر کنيد، دريافت رزومه ها نيز آغاز خواهد شد... حتي گاهي بيش از آنچه که پيش بيني کرده ايد. در ميان آنها به دنبال تجربيات، تحصيلات و مهارت هاي لازم باشيد، اين موارد شما را در جداسازي سريع رزومه ها و شناسايي داوطلبان برتر کمک مي کند. داوطلبان را از طريق مصاحبه تلفني، مجدد غربال کنيد.

وقتي تعداد رزومه ها را به تعداد معدودي از داوطلبان بالقوه محدود کرديد، به داوطلبان تلفن کرده و با استفاده از سوالات غربالي تعداد شرکت کنندگان را باز هم محدودتر کنيد. استفاده از مجموعه اي منسجم از سوالات در اين مرحله و در مصاحبه حضوري، شما را مطمئن مي سازد که داوطلبان به صورت يکسان ارزيابي شده اند.

داوطلبان مناسب را براي ارزيابي نهايي انتخاب کنيد. بر مبناي پاسخ هاي به دست آمده در مصاحبه تلفني، داوطلباني را که احساس مي کنيد براي گام بعدي اين فرآيند، يعني ارزيابي نهايي، مناسب هستند انتخاب کنيد.

داوطلبان بالقوه خود را از نظر مهارت و ويژگي ها به وسيله روش هاي اثبات شده، ارزيابي کنيد. هرچند رزومه و مصاحبه تلفني مطالب بسياري را درباره کارجويان در اختيار شما قرار مي دهد، اما براي سنجش دقيق ويژگي هاي رفتاري و سرعت استدلال و ادراک داوطلبان، به ابزار و روش ارزيابي قابل اعتمادي نياز است.

براي مثال، استفاده از يک روش مناسب، شما را قادر مي سازد تا متوجه شويد که آيا فرد مورد نظر داراي وجدان کاري است يا فردي است بي اشتياق، درونگراست يا برونگرا، انعطاف پذير است يا غيرقابل انعطاف، پذيراي عقايد تازه است يا فردي است با ذهن بسته، آيا از ثبات عاطفي برخوردار است يا فردي مشوش و متزلزل است.

برنامه مسير ترقي که براي هريک از موقعيت هاي شغلي تهيه کرده ايد در تعيين اينکه کدام ويژگي رفتاري براي آن موقعيت مناسب است، شما را کمک مي کند. براي مثال، بايد از يک فروشنده موفق انتظار داشت که فردي برونگرا باشد. از طرفي، مشکلي پيش نخواهد آمد چنانچه شخصي که شغلي دفتري به وي سپرده مي شود، فردي درونگرا باشد.

برنامه مصاحبه داوطلبان را زمانبندي و برگزار کنيد. وقتي داوطلبان را براساس مراحل قبلي انتخاب کرديد، مصاحبه ها را زمانبندي و اجرا کنيد. جهت برخورداري از يک مصاحبه سازمان يافته و مقايسه داوطلبان بر اساس روندي منطقي، مجموعه منسجمي از 10 تا 12 پرسش را مورد استفاده قرار دهيد. داوطلب مناسب را انتخاب کنيد. انتخاب خود را بر اساس انطباق بهترين داوطلب با شرح شغل در نظر گرفته شده انجام دهيد. وضعيت تجربه، کار و تحصيل شخص را مجدد بررسي کنيد تا هر مشکل بالقوه اي که در آزمون ها و مصاحبه هاي مراحل قبل پنهان مانده است، آشکار شود.

پيشنهاد خود را به داوطلب ارائه دهيد. اطلاعاتي که شما در جريان مصاحبه جمع آوري کرده ايد، مي تواند در راستاي پيشنهاد برنامه ها جهت جبران کاستي ها و يافتن نيازهاي آموزشي افراد انتخاب شده، به کار رود. 

چند پيش نياز ديگر

پيش از اينکه شما فرآيند استخدام را آغاز کنيد، بايد تدابير مربوط به همسازي و تناسب افراد با ساختار سازمان را مورد توجه قرار دهيد. روش شما براي اطمينان از همسازي آنها با فرهنگ سازمان تان چيست؟ مي توانيد بخشي از پرسش هاي دومين مصاحبه را به رويکردتان در اين موضوع اختصاص دهيد. همچنين مي توانيد از فرد صاحب نظري دعوت کنيد تا شما را در داوري و انتخاب داوطلبان اصلح ياري رساند. هدف اين برنامه ها بايد بر تشخيص توانايي کارجويان در همسويي و مطابقت با فرهنگ سازمان تمرکز يابد.

به علاوه، به برگزاري يک دوره آزمايشي قبل از استخدام فکر کنيد. آيا آگاهي درباره توانايي ها و ضعف هاي کارکنان براي شما ارزشمند نيست، در حالي که مي توانيد از اين اطلاعات نه فقط به عنوان يک آزمون براي استخدام يا عدم استخدام، بلکه به عنوان يک ابزار تربيتي براي تعيين نيازهاي آموزشي کارکنان و بهترين رويکرد به منظور حداکثرسازي ثمربخشي ايشان استفاده کنيد. در بيشتر موارد، دوره آزمايشي قبل از استخدام مورد توجه قرار نمي گيرد، در حالي که مي تواند ابزاري بسيار ارزشمند باشد.

براي مثال، اگر شما يک کارجو را بيابيد که با شرح شغلي همسو باشد و همان فردي باشد که قصد استخدامش را داريد، دوره آزمايشي قبل از استخدام شما را در تعيين نحوه فعاليت با ايشان به گونه اي که منجر به ثمربخشي بيشتر و به حرکت درآوردن آنها در مسير سازمان شما شود، کمک مي کند.

اگر مي خواهيد در کسب و کارتان بهترين مشتريان را جذب و حفظ کند، استراتژي کلان شما درباره کارکنان بايد مبني بر جذب و حفظ بهترين کارمندان باشد. پيروي از فرآيندي با ساختار مناسب به شما در تطبيق بهترين افراد با مناسب ترين شغل ها در شرکتتان ياري مي رساند.